You don't have javascript enabled. Good luck with that.

For a better view,
please rotate your phone

Kelola Arsip Biar Makin Sip

Firmansyah Wahid
Kepala Dispusip DKI Jakarta
Jumat, 26 Juli 2024 | 1403

Setiap perjalanan pribadi manusia, peradaban, bangsa, dan pemerintahan memiliki sejarahnya masing-masing. Semua dokumen atau bukti perjalanan, mulai dari manuskrip dan data lainnya ini akan menjadi ilmu pengetahuan, literasi bagi generasi berikutnya.

Menyadari pentingnya pengelolaan arsip, Pemerintah Provinsi (Pemprov) DKI Jakarta telah memiliki Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip).

Bahkan, melalui pengelolaan arsip yang baik, Pemprov DKI Jakarta meraih penghargaan Nilai Terbaik Hasil Pengawasan Kearsipan Tahun 2023 dari Arsip Nasional Republik Indonesia dengan kategori AA (Sangat Memuaskan).

Penasaran bagaimana arsip di DKI Jakarta dikelola secara baik? Yuk simak wawancara khusus beritajakarta.id dengan Kepala Dispusip DKI Jakarta, Firmansyah Wahid.

Q:Bisa dijelaskan terkait sejarah Kearsipan sebagai Organisasi Perangkat Daerah di Jakarta dan payung hukumnya?
A:Kearsipan merupakan keharusan dalam suatu organisasi. Selama ini orang berasumsi bahwa arsip itu hanya dokumen tua yang tidak ada manfaatnya, sebenarnya dia memiliki kandungan nilai historical. Sebab, setiap entitas dan SKPD punya tugas kerja administratif, baik yang berbentuk surat menyurat maupun dokumentasi kegiatan atau program-programnya. Pemerintah Provinsi (Pemprov) DKI Jakarta membentuk Dinas Arsip pada 15 Juni tahun 1977 berdasarkan SK Gubernur saat itu, Ali Sadikin. Rupanya, Pak Ali Sadikin mempunyai pemikiran bahwa apa yang menjadi program-programnya selama kurun waktu 10 tahun, dua periodesasi kepemimpinannya dari tahun 1966 sampai 1977 ini harus menjadi bentuk data otentik. Beliau ini punya pikiran visioner, bagaimana program-program yang telah dilakukan dalam bentuk administrasi, dokumen foto, dokumen film itu menjadi terpusat di dinas kearsipan, ada yang mengurus, maka dibentuklah dinas kearsipan pada saat itu. Tujuannya, untuk melindungi, menyelematkan legasi dari historical program-program pembangunan masa mereka. Seorang pemimpin harus memikirkan apa setelah periodesasinya ini dalam bentuk memorinya ini tidak hilang maka dibentuklah Dinas Kearsipan. Perpustakaan dan kearsipan belum gabung saat itu. Arsip sangat penting, terutama terkait dengan berjalannya roda organisasi pemerintah daerah ini harus ada dan eksis terus. Pasalnya, dokumen-dokumen ini penting sebagai bukti otentik bahwa pembangunan Jakarta dari masa ke masa bisa dilihat secara utuh di situ dan bisa dinarasikan menjadi sesuatu sejarah yang akan kita wariskan kepada generasi berikutnya. Sehingga, nilai arsip ini menjadi titik tumpu untuk lebih maju lagi ke depan. Dispusip DKI Jakarta awalnya adalah dua badan yang terpisah, yakni Perpustakaan Umum Daerah dan Dinas Arsip dan Dokumentasi, yang kemudian menjadi Kantor Arsip Daerah. Dinas Arsip dan Dokumentasi sendiri berdiri pada tahun 1977 berdasarkan KepGub Nomor 396 tahun 1977, dan kemudian pada tahun 2001 ada perubahan nomenklatur dan organisasi yang diatur oleh KepGub Nomor 134 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah. Pada tahun 2009 karena dirasa ada kesinambungan antara dua tugas fungsi ini, yakni untuk menyediakan dan mengelola sumber informasi untuk masyarakat, maka dua urusan ini disatukan menjadi satu perangkat daerah yang disahkan melalui Pergub DKI Jakarta Nomor 153 Tahun 2009. Sedangkan jika kita bicara payung hukum pengelolaan kearsipan secara Nasional, itu terdapat pada UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43. Dua peraturan ini kemudian diterjemahkan untuk lingkup DKI Jakarta melalui Perda DKI Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 tentang Kearsipan.
Q:Apa sistem atau metode yang digunakan Dispusip dalam pengelolaan arsip di Jakarta?
A:Bicara masalah metode dan sistem, kita mengikuti pakem yang ditetapkan oleh ANRI sebagai lembaga pembina dari dunia kearsipan. Bagaimana kita mengoptimaliksasikan, proses kan ada cipta arsip, ada yang terbentuk namanya arsip dinamis dan statis. Ketika masih dinamis berarti itu masih terpakai dalam roda organisasi pada periodesasi itu. Pada kurun waktu retensi arsip 10 tahun ini sudah jadi arsip statis, ini harus ada disimpan dan diselamatkan di Depo Arsip kita, supaya pada suatu saat dibutuhkan kita bisa sajikan menjadi bahan kebijakan-kebijakan berikutnya. Bicara tusinya, metode-metode bagaimana kita meng-grab arsip ini menjadi sesuatu yang harus kita selamatkan, ada berbagai macam metode ada metode pencarian arsip, melibatkan unsur komponen OPD maupun masyarakat. Arsip yang secara holistik yang ada di Jakarta tidak hanya bicara arsip pemerintahan daerah tapi arsip kelembagaan, seperti keormasan dan kepartaian. Supaya baik dari segi pemerintahan dan sosial kemasyarakatannya terhimpun menjadi suatu dokumentasi yang terintegrasi. Jakarta itu tidak hanya dari data program-program pemerintahan tapi peristiwa-peristiwa di masyarakat juga perlu ada yang terdokumentasi. Metode yang kami gunakan secara garis besar mengikuti panduan dari Arsip Nasional, yakni pengelolaan arsip berdasarkan daur hidupnya, dimana setiap fase ada retensi, atau "umur" dari arsip tersebut. Dimulai dari diciptakan sebagai dokumen di masing-masing instansi, lalu berstatus arsip aktif yang frekuensi penggunaannya tinggi selama sekian tahun. Kemudian setelah retensinya habis, dia menjadi arsip inaktif yang tersimpan di masing-masing Dinas, dan setelah retensi sebagai arsip inaktif habis, akan dilakukan penilaian untuk menentukan apakah arsip tersebut tidak bernilai guna lagi dan dimusnahkan atau bernilai sejarah, yang mana arsip arsip bernilai ini akan diserahkan kepada Dispusip untuk disimpan sebagai arsip statis. Setelahnya, arsip tersebut kami simpan di tempat dengan suhu kelembaban dan sarana khusus, dan kami lakukan preservasi baik secara preventif, maupun secara kuratif kepada arsip-arsip yang sudah ada kerusakan. Namun, baik kami maupun ANRI terus berusaha melakukan update terhadap cara-cara pengelolaan arsip kami, terutama dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang membuka mata kita mengenai kebutuhan-kebutuhan dan tekni-teknik yang lebih mendetail dalam pengelolaan arsip.
Q:Seperti apa proses penanganan arsip sejak diterima hingga disimpan?
A:Setiap arsip yang sudah diterima dilakukan pemilahan dan penilaian arsip, mana yang vital harus diselamatkan dan mana yang dimusnahkan. Dinilai oleh arsiparis dan SKPD yang bersangkutan ini yang akan dilindungi dalam depo kita. Jadi ada proses penghapusan setelah ada pemilahan dan penilaian. Arsip yang diselamatkan ini menjadi bukti otentik yang ke depannya lagi tidak putus di dalam depo saja, ini bisa dinarasikan menjadi suatu buku. Untuk yang baru ada di kita hanya berasal dari OPD, di ormas itu hanya baru kita sosialisasikan fungsi arsip sebagai bagian dokumentasi kelembagaan. Bagaimana generasi berikutnya tahu berdirinya kapan tokohnya siapa saja yang terlibat di dalamnya berapa orang dan siapa saja, kegiatannya apa saja. Ini menjadi bukti otentik menyatakan berdirinya ormas itu menjadi bagian dari kehidupan sosial masyarakat yang ada di Jakarta. Ketika fisik arsip diserahkan, tentu kami terlebih dahulu melakukan pengecekan ulang fisik arsip terhadap daftar arsip yang diterima, jangan sampai arsip dalam kondisi berbeda dibandingkan dengan ketika penilaian atau verifikasi, atau tidak sesuai dengan apa yang ditulis di daftar arsip. Selama proses pengecekan fisik itu, arsip kami tempatkan di ruang khusus pada Depot kami, yakni ruang transit. Tujuannya, selain untuk memisahkan dari arsip yang telah diolah, juga untuk dilakukan sterilisasi terhadap arsip. Ketika arsip sudah dirasa siap untuk diolah, baru akan dibawa ke ruang pengolahan untuk dilakukan pembuatan daftar arsip dan disimpan di ruang simpan khusus.
Q:Adakah upaya digitalisasi arsip? Jelaskan seperti apa prosesnya?
A:Ada, karena digitalisasi arsip merupakan salah satu bentuk preservasi yang kami lakukan, untuk menjaga keberadaan dari informasi dalam arsip-arsip tersebut. Digitalisasi bisa dikatakan ada dua jenis, pertama terhadap arsip bermedia kertas, misal seperti surat, peraturan hukum, serta foto yang dicetak. Kedua, ada digitalisasi kepada arsip audiovisual yang tersimpan dalam media rekam yang menggunakan pita, seperti pada rol film atau kaset. Untuk prosesnya, pertama perlu dilakukan pendataan terhadap arsip-arsip yang akan dilakukan digitalisasi, setelahnya untuk arsip kertas akan dilakukan proses scan. Arsip-arsip hasil digitalisasi itu kemudian disimpan ke dalam server penyimpanan kami,dan juga dibuatkan inventarisasi arsip yang terpisah. Sedangkan untuk arsip audiovisual, saat ini kami belum memiliki perangkat digitalisasi untuk semua media yang tersimpan, sehingga kami masih memakai jasa dari pihak ketiga. Arsip-arsip terdahulu sebelum perkembangan era digital seperti sekarang ini kita simpan di depo, kita tata bentuk fisiknya arsip lalu kita digitalisasi berupa scan dan filing dalam bentuk digital. Kalau kita mengelola sendiri akan lama mengelolanya. Entitas kita cukup banyak ada 52 OPD, setiap hari pasti menciptakan dan menerima arsip. Tapi kini, dengan adanya e-Office dan partisipasi aplikasi.
Q:Perangkat lunak atau aplikasi apa yang digunakan Dispusip untuk melakukan manajemen arsip digital?
A:Saat ini, kami memiliki dua aplikasi yang berkaitan dengan arsip digital, yakni e-Office untuk bagian penciptaan dari masing-masing dokumen yang akan menjadi arsip, dimana e-Office ini merupakan aplikasi persuratan antar perangkat daerah, yang membantu dalam pemberian klasifikasi surat, sehingga pemberkasan akan lebih mudah. Kami juga memiliki aplikasi berbasis web, Arjuna, untuk bagian pengelolaannya ke depan. Saat ini kami masih dalam tahap pengembangan Arjuna agar arsip-arsip kuno yang baru bisa terdigitalisasi sekarang, dengan kata lain tidak terlahir secara digital, namun melalui ketikan/tulisan manual dapat terfasilitasi oleh Arjuna. Sementara ini, Arjuna baru memfasilitasi arsip-arsip yang tercipta di e-Office atau dalam jangka waktu yang tidak terlalu lama, bukan arsip kuno. Dispusip akan menggunakan aplikasi berbasis web namanya Arjuna. Jadi kanalisasi kita dalam satu filing nantinya mereka sudah mulai meng-scan itu, baik itu bentuknya film maupun macam-macam. Arjuna dalam proses belum diluncurkan secara resmi untuk menyesuaikan era digital. Rencananya, tahun ini kita luncurkan.
Q:Bagaimana prosedur keamanan dalam penyimpanan arsip?
A:Prosedur keamanan ini lebih kepada bagaimana kita menjaga sarana-prasarana penyimpanan arsip, utamanya tentu Gedung Depot Arsip. Tidak hanya melalui teknologi, namun kami juga mencoba membentuk kebiasaan yang baik di masing-masing arsiparis dan Penyedia Jasa Lainnya Irang Perorangan (PJLP) Pengolah Arsip untuk menjaga dan peduli terhadap Gedung Depot dan sarana lain. Secara teknologi, misal, ruang simpan kami memiliki teknologi fingerprint access. Sehingga, hanya beberapa orang yang mempunyai akses untuk membuka ruang simpan. Selain itu, kami juga mempunyai ruang simpan tahan api yang dilengkapi Fire Alarm System. Secara budaya, kami mencoba membentuk karakter peduli tersebut dengan menerapkan beberapa larangan seperti merokok dan makan di dalam Gedung Depot. Kami juga mengimplementasikan prosedur seperti pengecekan stop kontak secara berkala, dan mencabut semua kabel setiap hari setelah jam kerja usai, untuk meminimalisir risiko kebakaran. Selain itu, tenaga keamanan kami arahkan untuk sigap menutup akses setelah jam kerja, dan tidak memberikan akses ke Depot kepada pihak eksternal, tanpa seizin dari kami. Kita juga rutin memberikan stimulasi setiap OPD untuk lebih aktif lagi untuk menyampaikan arsip-arsip vital kepada Dispusip. Semua sudah digitalisasi di sana dalam bentuk soft file walaupun bertahap. Kalau hilang kemungkinan tidak karena ada deponya. Kalau arsip itu rusak karena usia kita ada laboratorium yang dapat mengonservasi kertas-kertas lama, kita lindungi dengan kapsulasi supaya tidak mudah rusak. Atreatment khusus, makanya kita dirikan lab arsip itu.
Q:Langkah apa yang diambil untuk menjaga privasi dan arsip bersifat rahasia?
A:Pada hakikatnya, sebenarnya arsip tidak serta merta berarti informasi rahasia. Meski tentu, ada beberapa hal yang sifatnya rahasia organisasi, daerah, hingga negara. Untuk masing-masing arsip yang informasinya bersifat rahasia atau sensitif, maka aksesnya  kepada publik akan menjadi “terbatas” atau “tertulis”. Hal tersebut diatur dalam Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sebagaimana diatur dalam Kepgub DKI Jakarta Nomor 737 Tahun 2022. Selain itu, karena hakikat arsip adalah informasi bagi publik maka kami juga mengacu kepada mekanisme pelayanan informasi publik yang diatur oleh Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik (Diskominfotik) DKI Jakarta. Terkait privasi dan kerahasiaan, Dinas Kominfotik mempunyai peraturan sendiri terkait “Informasi yang Dikecualikan” yang terakhir diperbarui melalui KepDiskominfo Nomor 32 Tahun 2022 Ketika arsip di depo sudah sangat-sangat terlindungi. Artinya, tidak semua orang bisa mengakses arsip itu. Terlebih arsip vital, kalau arsip umum boleh saja. Tapi, ada juga ketika kurun waktu tidak vital lagi itu kita sampaikan ke masyarakat menjadi suatu heritage atau peninggalan bersejarah seperti ada dokumen-dokumen Belanda, foto zaman dulu, ada naskah-naskah tua sudah dipamerkan. Kalau dianggap vital atau rahasia negara kita tidak sembarangan. Untuk tingkat keamanan secara sistem untuk arsip digital kita sesuai standardisasi ada ISO untuk itu. Kita juga dibimbing oleh Dinas Kominfotik terkait digitalisasi supaya arsip-arsip-arsip digital kita ini terlindungi secara keamanannya.
Q:Bagaimana proses penyimpanan dan pemeliharaan arsip fisik? Adakah prosedur khusus untuk arsip yang sudah lama dan rentan kerusakan?
A:Untuk arsip fisik, kami tentu menggunakan ruang simpan khusus sebagaimana telah diatur oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, dan juga berdasarkan pengalaman kami di dalam pengelolaan arsip selama bertahun-tahun. Dalam menyimpan arsip, harus diperhatikan adalah disimpan dalam media atau prasarana simpan yang tetap. Misalnya, dalam map dan boks yang dilapisi bahan bebas asam, dan tidak mudah rusak. Selain itu, kondisi ruang simpan juga perlu diperhatikan, terutama mengenai suhu dan kelembabannya. Baik suhu, maupun sarana penyimpanannya, baik media pembungkus, hingga ke lemari dan raknya, itu semua tergantung kepada jenis arsip yang disimpan. Secara umum, sarana penyimpanan harus anti karat, jika arsip audiovisual yang memiliki pita magnetik harus pada rak kayu, serta suhu lebih baik diantara 10 sampai dengan 20 derajat celcius. Sedangkan, untuk kelembaban maksimal berada di antara 40 sampai dengan 50 persen Dalam proses pengolahan, tidak jarang kami menemukan arsip yang kondisi fisiknya sudah tidak baik, terhadap arsip-arsip tersebut perlu dilakukan preservasi, seperti dengan restorasi arsip berbasis kertas, atau juga digitalisasi arsip. Kebetulan saat ini kami sudah memiliki ruangan dan fasilitas khusus untuk menangani arsip-arsip tersebut di dalam Depot kami, yakni dalam bentuk Laboratorium Arsip.
Q:Seberapa sering arsip digunakan atau diminta oleh pihak lain?
A:Cukup sering, berdasarkan data pada bagian layanan kearsipan kami, permohonan atau pertanyaan mengenai arsip dalam dua tahun terakhir, ada sekitar 400 lebih permintaan di masing-masing tahun. Namun, tidak semua permintaan tersebut berdasarkan arsip yang tersimpan di kami. Memang saat ini, kekurangan kami adalah belum adanya sistem yang membuat masyarakat dengan mudah mengetahui jenis-jenis arsip yang tersimpan dan dapat diakses. Tujuannya, agar banyak pengguna yang datang untuk meminta arsip dengan sifatnya kemudian hanya menjadi "pertanyaan", seperti misal apakah ada arsip yang berkaitan dengan hal tertentu, atau ketersediaan arsip yang spesifik, dapat diakses di mana dan lain-lain. Untuk yang sering kaitannya dengan tanah, IMB dan segala macam, biasanya untuk sengketa tanah atau melihat faktual data tanah. Arsip IMB ada sebagian di kita tapi sebagian lagi ada di Dinas CKTRP. Kalau ada di kita harus persetujuan Dinas CKTRP sebagai pencipta arsip baru kita keluarkan, harus ada rekomendasi. Kalau tidak ada rekomendasi itu tidak akan kita keluarkan. IMB tidak terlalu sering, arsip yang lain juga begitu. Arsip itu kalau ada sedikit kasus bicara kasus tanah, kalau misalnya ada, itu dari pihak penegak hukum butuh data otentik kalau ada kita sampaikan. Misalnya dalam suatu persidangan ada permintaan atau permohonan yang legal jadi tidak sembarangan juga harus diketahui oleh lembaga pengawas kita juga, melibatkan dari unsur Inspektorat dan Biro Hukum, minimal diketahui.
Q:Adakah program pelatihan untuk pegawai yang terlibat dalam pengelolaan arsip?
A:Ada, bahkan kami mempunyai satu seksi khusus terkait pengembangan SDM Kearsipan, dalam hal ini arsiparis dan staf-staf lain yang terlibat dalam pengelolaan kearsipan selalu kami dorong untuk mengembangkan diri dan mencari inovasi terkait kearsipan. Pelatihan-pelatihan ini disediakan oleh ANRI, dari kami yang akan memfasilitasi seluruh tenaga arsiparis di DKI Jakarta, tidak hanya di Dispusip. Ini untuk mengembangkan pengetahuan terhadap seluruh lini alur pengelolaan arsip Terkait standardisasi dari seluruh SKPD yang ada ANRI merekomendasikan bahwa fungsional arsiparis itu sejumlah sekitar 600 sekian orang berdasarkan yang direkomendasikan untuk mengurusi arsip se-DKI Jakarta. Kita baru 120 atau 130-an, masih jauh memang. Tapi dengan dibantu digital mungkin lebih cepat lagi, biar bagaimanapun arsip terdahulu sebelum era digital harus dirawat. Untuk periodesasi di 2023 untuk bimtek arsip itu ada sekitar lima sampai 10 kali dilaksanakan. Di tahun 2024 kuantitas pelatihannya sama menyasar kepada OPD. Harusnya setiap OPD punya arsiparis yang mengelola dan menata arsip untuk mudah diakses. Setiap OPD harus punya data record center, di record center itu lah arsip itu ditata dikelola di situ. Ini untuk kebutuhan dinamisasi organisasi. Ketika sudah masuk masa retensinya 10 tahun diserahkan kepada kita masuk ke depo. Arsiparis di setiap OPD itu ada yang satu ada yang dua, tiga ada yang tidak sama sekali.
Q:Tantangan apa yang paling sering dihadapi dalam pengelolaan arsip? Apa solusi yang diterapkan untuk mengatasi tantangan tersebut?
A:Tantangan yang kami hadapi saat ini adalah masih rendahnya minat, atau bahkan kesadaran mengenai arsip sendiri. Jika kita bertanya kepada khalayak umum, mungkin banyak yang masih tidak mengetahui makna dari "arsip" atau "kearsipan" sendiri, lebih-lebih untuk menyadari urgensinya. Aspek kesadaran ini penting karena betapapun mulia tujuan kearsipan, namun kita tidak akan bisa bergerak dan berkembang jika tidak ada kesadaran untuk merekam dan menyimpan seluruh momen-momen di hidup kita, baik sebagai individu maupun organisasi. Tanpa adanya kesadaran pengelolaan arsip yang baik, maka memori-memori kita terhadap kehidupan kota Jakarta ini niscaya akan hilang tergerus zaman seiring wafatnya para pelaku atau saksi sejarah tersebut. Kami percaya, sebagai kelompok sosial atau masyarakat kita harus terus belajar dari sejarah untuk menjadi masyarakat yang maju dan berwawasan luas, kami saat ini terus melakukan kegiatan sosialisasi baik kepada perangkat daerah lain, organisasi masyarakat, hingga pada warga-warga di pemukiman mengenai pentingnya arsip. Selain itu, kami juga berusaha melakukan promosi dan kegiatan yang bisa menarik minat warga terhadap arsip, seperti pameran yang kami rutin selenggarakan tiap tahun. Harapannya, seiring dengan minat, kesadaran itu akan tumbuh di diri masing-masing individu. Tantangan arsip ini adalah penyadaran kepada karyawan di Pemprov DKI Jakarta. Perlu pelatihan awal, saat mereka jadi CPNS dapat disampaikan bahwa fungsi arsip itu harus ada diklat kearsipan yang basic. Untuk membuat penyadaran tentang kearsipan harusnya dimulai saat mereka CPNS. Minimal menjadi materi ketika dia masuk sebagai CPNS. Bahkan, sebenarnya perlu juga SDM dalam organisasi itu, termasuk PJLP administrasi, harus paham pentingnya arsip.
Q:Banyak arsip-arsip penting tentang Jakarta yang masih dimiliki atau ada di tangan perseorangan, perusahaan atau instansi, apa yang kemudian dilakukan agar arsip ini bisa terjaga?
A:Jika arsip-arsip tersebut bukan merupakan arsip yang lahir dari kegiatan pemerintahan, maka kami tidak mempunyai kendali langsung terhadap arsip tersebut. Namun, melalui Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan kami terus berusaha untuk memberi kesadaran mengenai pentingnya mengelola arsip, dan kewajiban untuk menyerahkan arsip-arsip statis/bersejarah itu kepada kami. Selain itu, juga ada kegiatan-kegiatan kami yang terjun langsung kepada masyarakat, untuk membantu serta mengajarkan masyarakat dalam mengelola arsip pribadi atau keluarga masing-masing. Karena kita tidak pernah tahu, bisa jadi dari orang-orang yang menjadi audience sosialisasi kami akan lahir seorang tokoh besar, yang ke depannya akan penting untuk disimpan arsip-arsipnya. Kita adakan gerakan Pencarian Arsip. Kita sampaikan kepada masyarakat. Contoh, ada kolektor atau ada orang tua yang mempunyai histori atau peran penting di pemerintahan itu bisa disampaikan ke kita. Arsip yang ada di tangan perseorangan itu sebenarnya bisa diakuisisi kita. Arsip-arsip yang berkenaan dengan kenegaraan itu harus diserahkan ke kita. Ini yang menjadi tugas ke depan, sebenarnya ada beberapa komunitas yang berbicara tentang arsip. Hanya mungkin informasi ini tidak eyecatching atau menarik individu maupun masyarakat. Untuk itu, kita terus menyosialisasikan pentingnya arsip. Belum ada yang secara khusus menyerahkan arsip, tapi buku-buku banyak.
Q:Ke depan, adakah rencana untuk mengimplementasikan inovasi baru dalam pengelolaan arsip?
A:Tentu ada, karena akselerasi teknologi di dalam kehidupan kita saat ini begitu tinggi, karenanya kita harus menyesuaikan dengan zaman. Selain memperdalam fokus dan pengetahua kami ke dalam pengelolaan arsip digital, seperti misalnya melalui aplikasi Arjuna yang telah saya ceritakan sebelumnya. Selain itu, kami juga saat ini berusaha memaksimalkan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang disediakan oleh ANRI. SIKN ini tidak hanya menjadi bank data arsip Indonesia. Namun, masing-masing instansi pemerintah daerah mampu menjadikan SIKN ini sebagai sarana pelayanan yang fleksibel bagi masyarakat karena publik dengan mudah dapat mencari arsip baik berdasarkan kata kunci, mencari instansi pencipta arsipnya, atau melihat akun dari Dispusip masing-masing pemerintah daerah, hingga Unit Arsip di kementerian. Harapannya, dengan memaksimalkan teknologi seperti itu, kami dapat memberikan pelayanan yang bersifat instant, atau bahkan real time kepada masyarakat. Ini tidak hanya menjadi salah satu bentuk pengabdian kami, namun juga sebagai bukti integritas dan transparansi kami dalam memberikan informasi terkait informasi yang tersimpan di pemerintah.
Q:Seperti apa harapan pengelolaan arsip di Jakarta ke depan?
A:Ke depan, kami berharap ekosistem kearsipan di Jakarta dapat menjadi lebih "sibuk", atau dengan kata lain tercipta kesadaran akan pentingnya kearsipan di tiap level elemen sosial masyarakat, dari individu, organisasi, hingga entitas instansi pemerintahan maupun swasta. Kami membayangkan bagaimana rekaman, atau dokumentasi setiap momen dalam kehidupan di Jakarta ini dapat terjaga dan tersimpan dengan baik serta bisa diakses kapan saja melalui integrasi teknologi digital ke dalam setiap langkah pengelolaan arsip kami. Selain itu, kami juga berusaha untuk dapat mengemas informasi-informasi arsip tersebut ke dalam media lain, seperti buku, koleksi foto hingga konten-konten digital. Sehingga nanti, kesan "kuno" yang selama ini erat dengan pengelolaan arsip akan hilang dan turut membawa Jakarta dan masyarakatnya menjadi kota berwawasan global.