Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Perpusip) Provinsi DKI Jakarta melakukan digitalisasi arsip penting di lima sekolah di Jakarta Pusat yakni, SMA Negeri 68, SMK Negeri 1, SMK Negeri 27, SMA Negeri 35, dan SMA Negeri 77. Tujuannya, untuk menyelamatkan arsip-arsip penting di sekolah yang belum terdigitalisasi.

Penataan dan penyelamatan arsip itu penting

Kepala Dinas Perpusip DKI Jakarta, Wahyu Haryadi mengatakan, digitalisasi arsip adalah sebuah upaya alih media atau teknik memindahkan isi atau informasi arsip tercetak, ditulis, atau digambar ke dalam bentuk format digital dengan tidak mengurangi isi arsip aslinya. Adapun kriteria arsip yang didigitalisasi adalah arsip penting yang belum terdigitalisasi tahun 2000 ke bawah.

Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari sosialisasi yang dilakukan Dispusip DKI Jakarta kepada SMA/SMK di Jakarta sebelumnya terkait penyelamatan arsip pribadi maupun dokumen-dokumen penting sekolah.

"Ini baru kali pertama dilakukan, kita pilih lima sekolah di Jakarta Pusat semua sebagai pilot project. Nanti sekolah-sekolah di Jakarta mengacu pada lima sekolah itu dalam hal digitalisasi arsip penting, contohnya buku induk siswa tahun lama. Sebab, ada beberapa kasus dokumen atau arsip penting sekolah hilang," ujarnya, Senin (22/11).

Wahyu menjelaskan, proses digitalisasi arsip di lima sekolah tersebut dilakukan secara bergantian dengan mengerahkan dua orang arsiparis. Proses digitalisasi terus berjalan sampai seluruh arsip yang sesuai kriteria harus diselamatkan rampung didigitalisasi.

Bersamaan dengan digitalisasi ini, arsiparis juga memberikan pembinaan kepada pihak sekolah terkait penataan arsip. Langkah ini untuk meningkatkan kesadaran pentingnya menata dan menyelamatkan arsip penting, sekaligus mendukung target pemerintah bahwa seluruh arsip nasional sudah go digital pada tahun 2024.

"Kita juga memberikan pemahaman kepada satuan pendidikan bahwa penataan dan penyelamatan arsip itu penting," tandasnya.