Dispusip DKI Umumkan DPA 3 Jenis Arsip

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Provinsi DKI Jakarta mengumumkan Daftar Pencarian Arsip (DPA) partitur not angka dan partitur not balok, penyelamatan arsip jenis pita magnetik serta dokumentasi foto keadaan kota Jakarta tempo dulu. 

K ami memiliki kewajiban mengelola arsip statis yang bersumber dari lingkungan Provinsi DKI Jakarta

Seluruh pihak yang memiliki atau menemukan arsip diimbau dapat memberitahukan keberadaan  atau menyerahkan arsip yang masuk dalam DPA itu kepada Dispusip DKI Jakarta. 

Kepala Dispusip DKI Jakarta, Firmansyah mengatakan, pengumpulan ini bertujuan menyelamatkan arsip yang dimaksud dalam DPA. Hal itu sesuai dengan amanat Pasal 60 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 

70 Peserta Ikuti Bimtek Daftar Berkas Arsip di Kantor Wali Kota Jakbar

"Sebagai Lembaga Kearsipan Daerah, kami memiliki kewajiban mengelola arsip statis yang bersumber dari lingkungan Provinsi DKI Jakarta. Baik dari instansi pemerintahan, BUMD, perusahaan swasta, ormas, organisasi politik, maupun perseorangan," katanya, Rabu (3/5). 

Menurut Firmansyah, dalam pengelolaan arsip statis terdapat tahapan akuisisi, yaitu proses penambahan khazanah arsip statis yang menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan. 

Akuisisi arsip statis dapat dilaksanakan dengan beberapa pendekatan seperti penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip, pembelian, tukar menukar, dan kegiatan lain yang mengakibatkan adanya penambahan khazanah arsip.

Dijelaskan Firmansyah, selain menggunakan pendekatan seperti di atas, Lembaga Kearsipan dapat juga menambah arsip statis dengan melakukan pencarian arsip pada masyarakat yang memiliki maupun yang mengetahui lokasi arsip yang dicari melalui pembuatan DPA.

Mengenai tata cara penyusunan DPA oleh Lembaga Kearsipan, Firmansyah menjelaskan, tahapan yang harus dilaksanakan sebagai berikut :

1. Pembentukan tim pembuatan dan pengumuman DPA;

2. Analisis konteks pengelolaan arsip;

3. Verifikasi arsip yang dicari;

4. Konfirmasi lembaga kearsipan pada Pencipta Arsip; dan

5. Pembuatan DPA.

Dilanjutkannya, Tim DPA terdiri dari berbagai unsur terutama para arsiparis di lingkungan Provinsi DKI Jakarta yang profesional dalam pengelolaan arsip statis atau arsip bernilai sejarah.

Tim tersebut melakukan analisis konteks terhadap arsip yang mungkin menjadi memori kolektif bangsa. 

Analisis konteks juga bertujuan memetakan arsip yang mungkin memiliki keterkaitan dengan arsip statis yang sudah tersimpan di lembaga kearsipan untuk melengkapi keutuhan informasinya.

Kemudian, setelah tahapan analisis konteks dilakukan verifikasi arsip berdasarkan jadwal retensi arsip. Hal itu untuk memastikan apakah arsip yang akan dicari berdasarkan analisis termasuk ke dalam arsip yang berketerangan permanen. 

Jika sudah diverifikasi, analisa dilanjutkan untuk mengidentifikasi pihak yang berpotensi menjadi pencipta arsip dari arsip yang dicari sesuai dengan analisis konteks serta tugas dan fungsi pencipta arsip.

Setelah mengidentifikasi pencipta arsip, Lembaga Kearsipan mengkonfirmasi keberadaan arsip yang dicari kepada pencipta arsip yang diidentifikasi. 

"Apabila pada pencipta arsip tidak ditemukan arsip yang dicari, maka Lembaga Kearsipan membuat DPA yang kemudian diumumkan melalui media publik," tandasnya.